E-mail

E-mailový klient mluvii umožňuje připojit schránky a spravovat zde příchozí i odchozí poštu v jednotném prostředí mluvii. Jako operátor tak budete mít možnost přijímat všechny požadavky v jednotné frontě a šetřit tak svůj čas, ať už komunikujete s klientem v chatu nebo po e-mailu.

Sekci E-maily najdete ve svém operátorském rozhraní pod záložkou Operátor. Notifikace u ikony zobrazuje aktuální počet příchozích e-mailů.

Uživatelské rozhraní

Sekce je rozdělena na tři části:

  • V pravé části obrazovky se zobrazují otevřené e-maily (detail),

  • Vlevo nahoře se zobrazují e-maily, které jsou přiřazeny skupině operátorů (dle routingu),

  • Pod nimi se nachází seznam e-mailů přijatých operátorem.

E-maily obsažené v horní části jsou typicky přiřazeny více operátorům najednou (dle nastavení routingu) a dokud je někdo nepřijme, jsou dostupné více operátorům.

Obsluha e-mailů

Nabídka formátování textu se zobrazí po kliknutí na ikonu A. Na výběr jsou tyto možnosti:

  • velikost textu (nadpis, podnadpis, normální),

  • tučné, kurzíva, podtržení,

  • číslovaný seznam, odrážky,

  • zarovnání textu, připojení linku a smazání formátování.

Celý text je možné smazat pomocí ikony koše.

Přílohu k e-mailu vložíte přes ikonu sponky.

Následně lze:

  • vybírat nebo vyhledávat v uložených souborech v prostředí mluvii,

  • procházet soubory v počítači,

  • vložit obrázek pomocí klávesové zkratky CTRL+V,

  • či jednoduše přetáhnout soubor.

Pokud je součástí přijatého mailu nepodporovaný typ souboru v příloze, je o tom operátor informován, aby si mohl vyžádat od odesilatele tuto přílohu v jiném podporovaném formátu.

Po kliknutí na tlačítko Poslat má operátor u každé e-mailové zprávy díky funkci odloženého odeslání 5 vteřin na zrušení akce.

Příchozí zprávu přijatou operátorem je možné přeposlat na jinou e-mailovou adresu pomocí tlačítka přeposlat. Při přeposílání e-mailu můžete vybrat, které přílohy z e-mailového vlákna budou součástí přeposlané konverzace. Do vlákna je také možné vkládat poznámky pro interní potřebu operátorů. Tyto poznámky jsou viditelné pouze pro uživatele mluvii a klient je nevidí.

Příchozí e-maily

Klikem na náhled přiřazené zprávy, lze zobrazit náhled vybraného e-mailu. Čekající e-mail můžete přijmout najetím kurzoru myši a následným klikem myši na tlačítko Přijmout. Stejně tak lze zprávu přijmout pomocí tlačítka Přijmout v pravém horní rohu náhledu.

Tlačítko Ignorovat v pravém horním rohu slouží k odbavení spamu, případně e-mailů, na které už není třeba reagovat (např. Děkuji.). Ignorovaný e-mail zmizí z vaší fronty požadavků a vrátit jej zpět může pouze administrátor vaší společnosti.

E-maily, které jste přijali, můžete stejně jako v případě webchatu ignorovat, přesměrovat, tagovat anebo si zobrazit jejich základní informace. Pomocí tlačítka v horní nabídce je také možné změnit odesílatele e-mailu. Tuto možnost využijete v případě správy více napojených schránek v mluvii.

Nový e-mail

Operátor může vytvořit zcela nový e-mail pomocí tlačítka Nový, které je umístěno v horní části e-mailové fronty. V tomto případě je třeba vyplnit předmět, adresáta a text zprávy. Pomocí rozbalovací nabídky je možné změnit adresu odesílatele (v případě, že máte napojených více e-mailových schránek).

S novým e-mailem můžete pracovat stejně jako s přijatými zprávami. Okno s rozepsaným e-mailem lze libovolně posouvat po pracovní ploše a případně jej minimalizovat. Je možné mít více rozepsaných zpráv najednou. Rozepsané zprávy se zobrazují v seznamu přijatých e-mailů jako další položky.

Správa více schránek

Přes e-mailového klienta mluvii můžete spravovat i více schránek najednou (například [email protected] a [email protected]). Můžete si také vybrat, ze které schránky chcete zprávu odeslat. Změnu odesílatele provedete klikem na tlačítko s otevřenou obálkou a názvem e-mailové schránky.

SLA e-mailů

Pokud máte na úrovni e-mailové schránky nastaveno SLA, budou e-maily v jednotné frontě barevně rozlišeny.

E-mailová zpráva, které do expirace zbývá méně než hodina, bude zbarvená žlutě. Pokud je hodnota překročena, změní se barva na červenou. V rámci e-mailové zprávy lze také sledovat, kolik času zbývá do vypršení SLA, případně před jakou dobou e-mail expirovalo.

Nastavená doba SLA u příchozích e-maily začíná běžet ihned po přijetí e-mailu do e-mailové schránky v mluvii.

Tagování e-mailů

E-mail je možné označit jedním nebo více tagy. Tagování e-mailů slouží, stejně jako u sezení, k označení jednotlivých zpráv například podle tématu nebo sezónní kampaně. Abyste se v tagování vyznali ještě lépe, můžete pro jejich rozlišení použít barevné odlišení štítků. Více o správě tagů si můžete přečíst v sekci Aplikace.

Náhledy tagů jsou umístěny u přijatého e-mailu (v horní části pod předmětem e-mailu). Pokud existuje větší množství tagů, je možné je i fulltextově vyhledat.

V pravé horní části zprávy je umístěno datum a čas přijetí e-mailu a ikona Info pro zobrazení dalších podrobností o konkrétní zprávě (jako jsou odesílatel, adresát, datum a předmět).

Pokud se vám náhled příchozích e-mailů nezobrazuje, je možné, že tuto akci zakázal administrátor, který má také jako jediný práva ji povolit.

Parametry e-mailu

Parametry emailů můžete nyní zobrazit i v tabulce Všechny e-maily (záložka Vlákna). Jako admin máte tak perfektní přehled o parametrech přiřazených k e-mailovým vláknům a můžete si jejich hodnoty vyexportovat do .csv souboru, který lze dále zpracovávat mimo aplikaci mluvii.

Last updated

Was this helpful?