E-maily

E-mailový klient umožňuje připojit vaši schránku či schránky a spravovat tak příchozí i odchozí poštu v jednotném prostředí. To pro vás znamená větší přehlednost a možnosti ve správě či prioritizaci příchozích požadavků. Navíc operátoři mají všechny požadavky v jednotné frontě, což zvyšuje efektivitu jejich práce.

V této části níže naleznete specifika napojení Gmail a Office 365 schránek

Nastavení schránky

V sekci Nastavení vyberte kanál E-mail.

Pomocí tlačítka Přidat vytvořte novou e-mailovou schránku. Zadejte její jméno/název, e-mailovou adresu, přiřaďte routing a zadejte hodnotu SLA. Následně je třeba vybrat datum, od kterého budou stahovány e-maily do aplikace (aplikace vám neumožní zadat starší datum než 1 den dozadu).

Pomocí zaškrtávacích polí můžete operátorům povolit, případně zakázat zobrazení následujících funkcí:

• Náhled vlákna - umožňuje operátorům zobrazit náhled e-mailu ještě před tím, než jej přijmou.

• Vrácení vlákna - zobrazuje operátorům tlačítko pro vracení přijatých e-mailů.

• Tlačítko Ignorovat - zobrazuje operátorům tlačítko pro ignoraci zprávy (obvykle používáno pro spam nebo zprávy, na které už se neodpovídá).

Dále je nutné vyplnit protokoly IMAP/POP3 a SMTP. V záložce IMAP/POP3 vyberte protokol, vyplňte název serveru, číslo portu, případně zvolte SSL a doplňte e-mail, který chcete připojit. Pro ověření zadejte jeho heslo a použijte tlačítko Zkontrolovat. Tyto informace vyplňte také u záložky SMTP, kde navíc můžete potvrdit autentizaci.

Po uložení je možné e-mailovou schránku editovat a případně deaktivovat pomocí přepínače v sekci E-mailové schránky.

Je možné nastavit prioritizaci rozřazování e-mailových požadavků v rámci skupiny. Jak na to najdete v sekci Skupiny. Pro prioritizaci e-mailů doporučujeme nastavovat zvláštní skupinu - je to přehlednější pro nastavení a odbavování e-mailů.

Napojení Gmail schránky

V případě, že napojujete do mluvii Gmail schránku, je bezpodmínečně nutné povolit přístup pro "méně zabezpečené aplikace" v rámci nastavení schránky.

Je to nezbytné pro úspěšné propojení schránky s platformou mluvii.

Nastavení naleznete zde. Defaultně je tato možnost vypnuta.

V dnešní době je možné napojit pouze Gmail schránky, které jsou součástí Google Workspace edicí. Napojení osobních Gmail schránek není možné!

V rámci domény může být zakázáno použití IMAP protokolu, a pro potřeby napojení je nutné jej povolit.

Napojení Office 365 schránky

Pokud napojujete do mluvii Office 365 schránku, nezapomeňte se řídit těmito kroky

• Pokud chcete připojit office 365 schránku, musíte nejdříve připojit Microsoft identitu, pomocí které se bude systém autentizovat.

• Na hlavní záložce "Obecné" do pole E-mailová adresa zadejte e-mailovou adresu (existující sdílenou schránku v rámci Azure Active Directory):

• Na další záložce "Připojení" kromě vybrané existující Microsoft identity použijte pro

  • IMAP uživatelské jméno ke sdílené e-mailové schránce

  • SMTP uživatelské jméno k microsoft identitě

Routing e-mailů

V sekci Nastavení máte možnost zvolit, podle jakých pravidel budou e-mail přesměrovávány na cílové skupiny operátorů. V podmínkách routingu si můžete zvolit, jestli chcete routovat e-mailové zprávy podle odesílatele, předmětu a/nebo těla zprávy.

SLA e-mailů

Pokud chcete přehledně hlídat expiraci jednotlivých e-mailových zpráv, navštivte sekci Nastavení -> E-maily -> E-mailové schránky. V obecném nastavení na úrovni schránky si pak můžete zvolit délku SLA jednotlivých zpráv v jednotkách hodin. Tato změna se výrazně projeví i u operátorů.

V jednotné frontě e-mailů budou e-maily s blížící se expirací SLA barevně zvýrazněny. Řádek e-mailové zprávy, které do expirace zbývá méně než hodina, bude zbarven žlutě. Pokud je hodnota překročena, změní se barva na červenou. U každé e-mailové zprávy lze také sledovat, kolik času zbývá do vypršení SLA, případně před jakou dobou e-mail expiroval.

Řazení e-mailů ve frontě

Dle výchozího nastavení se e-maily operátorům v rozhraní objevují od nejnovějších po nejstarší.

V případě potřeby je možné pořadí otočit v rámci nastavení tenantu.

V případě, že odbavujete e-maily ve více tenantech s rozdílným nastavením (Nejnovější x Nejstarší), budou se e-maily globálně řadit defaultně (tedy od nejnovějších po nejstarší)!

Řazení zpráv v e-mailovém vlákně

Defaultně jsou e-mailové zprávy řazeny chronologicky (od nejstarší po nejnovější). V nastavení tenantu můžete řazení obrátit opačně, tzn. že operátor uvidí nejnovější zprávu od klienta vždy nahoře.

Řazení zpráv v e-mailovém vlákně je společně pro všechny e-mailové schránky připojené v daném tenantu.