E-mail

Vítejte v sekci E-maily. E-mailový klient mluvii umožňuje připojit schránku či schránky a spravovat tak příchozí i odchozí poštu v jednotném prostředí. Jako operátor tak budete mít možnost přijímat všechny požadavky v jednotné frontě a šetřit tak čas, ať už komunikujete s klientem v chatu nebo po e-mailu.

Sekci E-maily najdete ve svém operátorském rozhraní pod ikonou obálky. Notifikace u ikony zobrazuje aktuální počet příchozích zpráv.

E-maily jsou vypínatelná funkce mluvii. Pokud sekci nevidíte a chtěli byste e-maily mluvii využívat, obraťte se na svého administrátora mluvii nebo nám napište na adresu helpdesk@mluvii.com.

Rozdělení e-mailů

Pracovní plocha je rozdělena na tři části. V pravé části obrazovky se zobrazují otevřené e-mailové zprávy. Vlevo nahoře se zobrazují e-maily, které jsou přiřazeny příslušnému operátorovi. Pod nimi se nachází seznam e-mailů přijatých operátorem. Velikost těchto dvou oken je možné přizpůsobit posunutím rozdělovací lišty. E-mailové zprávy jsou ve frontě řazeny od nejstarších po nejnovější.

Příchozí e-maily

Klikem na náhled příchozí zprávy, která je vám přiřazena, lze zobrazit náhled vybraného e-mailu. Při najetí myši na pravou stranu náhledu, je možné zprávu přijmout. Stejně tak lze zprávu přijmout pomocí tlačítka Přijmout v pravém horní rohu náhledu.

Tlačítko Ignorovat v pravém horním rohu slouží k odbavení spamu, případně e-mailů, na které už není třeba reagovat (např. Děkuji.). Ignorovaný e-mail zmizí z vaší fronty požadavků a vrátit jej zpět může pouze administrátor vaší společnosti.

Správa více schránek

Přes e-mailového klienta mluvii můžete spravovat i více schránek najednou(například info@mojespolecnost.cz a reklamace@mojespolecnost.cz). Můžete si tak vybrat, ze které schránky chcete zprávu odeslat. Změnu odesílatele provedete klikem na tlačítko s otevřenou obálkou a názvem e-mailové schránky.

Tlačítko se šipkou v horní části obrazovky nabízí možnost přesměrování e-mailu na konkrétního operátora či skupinu (totožné chování jako při přesměrování chatu). Přesměrování se vám bude hodit například ve chvíli, kdy se do vaší schránky dostane požadavek na jiné oddělení.

Tagování e-mailů

E-mail je možné označit jedním nebo více tagy. Tagování e-mailů slouží, stejně jako u sezení, ke značení jednotlivých zpráv například podle tématu nebo sezónní kampaně. Abyste se v tagování vyznali ještě lépe, můžete pro jejich rozlišení použít barevné odlišení štítků. Více o správě tagů si můžete přečíst v sekci Aplikace. Náhledy tagů jsou umístěny pod předmětem e-mailu anebo pod tlačítkem níže, kde je možné také vyhledávat.

V pravé horní části zprávy je umístěno datum a čas přijetí e-mailu a ikona Info pro zobrazení dalších podrobností o konkrétní zprávě, jako jsou odesílatel, adresát, datum a předmět.

Pozn.: Pokud se vám náhled příchozích e-mailů nezobrazuje, je možné, že tuto akci zakázal administrátor, který má také jako jediný práva ji povolit.

Přijaté e-maily

E-maily, které jste přijali, můžete stejně jako příchozí zprávy ignorovat, přesměrovat, tagovat a nebo si o nich zobrazit základní informace. Pomocí tlačítka v horní nabídce je také možné změnit odesílatele e-mailu. Tuto možnost využijete v případě správy více firemních schránek v mluvii.

Pokud operátor omylem přijal e-mail nebo jej potřebuje z nějakého jiného důvodu vrátit zpět do fronty příchozích e-mailů, je možné použít tlačítko Vrátit umístěné v pravém horním rohu. Zpráva je poté přesunuta zpět do fronty přijatých e-mailů. Tato funkce je vypínatelná na úrovni administrátora společnosti.

Aplikace umožňuje změnit e-mailovou adresu příjemce, kterému operátor odpovídá. To je výhodné zejména v případě, že klient zadal svou e-mailovou adresu v nesprávném formátu do offline formuláře (např. gmail.com) nebo vyjádřil preferenci kontaktování na jinou adresu.

Práce s e-mailem

Nabídka formátování textu se zobrazí po kliknutí na ikonu A. Jsou zde možnosti nastavení typu textu (nadpis, podnadpis, normální), tučné, kurzíva, podtržení, číslovaný seznam, odrážky, zarovnání textu, připojení linku a vymazání formátování. Celý text je možné smazat pomocí ikony koše.

Přílohu k e-mailu vložíte přes ikonu sponky. Následně lze vybírat nebo vyhledávat v uložených souborech v prostředí mluvii, procházet soubory v počítači, vložit obrázek pomocí klávesové zkratky CTRL+V, anebo přetáhnout soubor.

Výčet podporovaných typů souboru je možné omezit. V případě potřeby prosím kontaktujte náš helpdesk. Podrobnější informace naleznete zde. V případě, že je součástí přijatého mailu nepodporovaný typ souboru v příloze, je o tom operátor informován a má možnost vyžádat si od odesilatele tuto přílohu v jiném podporovaném formátu.

Rozepsané zprávy se automaticky ukládají ve vláknu a operátor se k nim může vracet.

Po kliknutí na tlačítko Poslat má operátor u každé e-mailové zprávy 5 vteřin na zrušení akce díky funkci odloženého odeslání.

Celé vlákno komunikace je možné pomocí tlačítka s šipkou přeposlat na jinou e-mailovou adresu. Aplikace nabízí možnost vybrat přílohy z vlákna, které budou součástí přeposlané konverzace.

Do vlákna je také možné vkládat poznámky pro interní potřebu operátorů. Tyto poznámky jsou viditelné pouze pro operátory a administrátory a klient je nevidí.

Nový e-mail

Operátor může vytvořit zcela nový e-mail pomocí tlačítka Nový, které je umístěno v horní části rozhraní. V tomto případě je třeba vyplnit předmět, adresáta a text zprávy. Pomocí rozbalovací nabídky je možné změnit adresu odesílatele.

S novým e-mailem můžete pracovat stejně jako s přijatými zprávami.

Oknem s rozepsaným e-mailem lze volně posouvat po pracovní ploše a případně jej minimalizovat. Je možné mít více rozepsaných zpráv najednou. Rozepsané zprávy se zobrazují v seznamu přijatých e-mailů jako další položky.

results matching ""

    No results matching ""